最高のドキュメント管理ソフトウェア
企業は常にクライアントや顧客と個人情報を交換しています。単一のドキュメントが悪意のある人の手に渡った場合、それらは瞬時に素晴らしい関係を失う可能性があります。
私が一緒に仕事をしている人は誰でもドキュメント管理ソフトウェアを使用していますが、あなたもそうすべきです。始めると、セキュリティを超えた多くの利点が得られることがわかります。
環境に配慮する、整理された状態を維持する、または最も厳しい規制を満たそうとしている場合でも、ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、困難なプロセスがはるかに簡単になります。
重要なのは、特定のニーズに合ったものを見つけることです。上位5つのドキュメント管理ソリューションのリストをまとめました。
これらの製品は非常に異なる目的を果たします。それぞれが価値がある理由と、どちらが自分に適しているかを判断する方法について説明しましょう。
＃1 – DocSendレビュー—セールスエンゲージメントに最適
最高のドキュメント管理ソフトウェアのDocSendメインページ
DocSendは、共有するファイルをユーザーがどのように操作するかについての優れた情報を提供する、洗練されたドキュメント管理ソリューションです。誰があなたの売り込みを読んだのか、誰がもうメールを開いていないのかを知ってください。
そして、使用するのはまったく難しいことではありません。ドキュメントがDocSendにアップロードされると、ファイル自体を送信する代わりに、安全なリンクを共有できます。
協議
私の代理店があなたのウェブサイトへの大量のトラフィックをどのように促進できるかをご覧ください
SEO-大量のSEOトラフィックのロックを解除します。実際の結果をご覧ください。
コンテンツマーケティング-私たちのチームは、共有され、リンクを取得し、トラフィックを引き付ける壮大なコンテンツを作成します。
有料メディア-明確なROIを備えた効果的な有料戦略。
電話を予約する
複数のドキュメントを保持する仮想データルームへのリンクを共有することもできます。顧客のためにすべてを1か所に保管してください。パスコードは、データルームのリンクを保護し、権限を制御し、特定のドキュメントを表示するために誰かにNDAに署名させることさえできます。
DocSendはすべてのトップストレージプラットフォームと統合されているため、ファイルの保存方法や保存場所を変更する必要はありません。それらを送信することは、より簡単でより安全になります。
添付ファイルや、モンスターファイルのダウンロードにつながる質問、クライアントのスパムフォルダにとらわれることはもうありません。
あなたが共有したリンクを誰かが見るたびに、通知と、その人がドキュメントにどのように関与したかを追跡する機能が提供されます。彼らがあなたのドキュメントを転送したかどうかを確認し、彼らが最も時間を費やした場所を示すページごとの分析を取得します。
最高のドキュメント管理ソフトウェアのためのDocSendインターフェース
何が本当に顧客の注意を引いているのでしょうか？今、あなたは知っています。
これらの洞察は、各顧客と実際に何がつながっているかを理解するのに非常に役立ちます。
もう1つの優れた機能は、スペースを作成する機能です。すべての販売資料を1か所で入手し、柔軟な権限を使用して、さまざまな顧客が適切なファイルを利用できるようにすることができます。
ドキュメントを共有するときはいつでも、パスコード、有効期限を設定し、後でアクセスを取り消すことができます。
販売におけるこれらすべての機能の明らかな用途がありますが、DocSendは、豊富なエンゲージメント指標を必要とする組織にとっては驚異的な効果を発揮します。私は資金調達とマーケティングを考えています。実際、ドキュメントに対する読者の関心レベルを測定できることで恩恵を受ける人は誰でもです。
DocSendを使用すると、次のこともできます。
ブランドスペースとディールルーム
署名可能な文書
チームエンゲージメントレポート
監査証跡
透かし
ワンクリックNDA
特にこの最後の機能は、販売資料を共有するのに非常に役立ちます。他の誰かがドキュメントを転送した場合でも、すべての閲覧者がドキュメントにアクセスする前に機密保持契約（NDA）に署名する必要があるようにします。
知的財産のセキュリティを強化し、従来のNDA署名のやりとりを排除します。
DocSendは、次の価格帯で年間サブスクリプションで利用できます。
個人：ユーザーあたり月額$ 10
標準：ユーザーあたり月額45ドル
上級：ユーザーあたり月額$ 150
エンタープライズ：営業担当者
パーソナルプランは、安心して安全な情報を共有する必要のある起業家に最適です。彼らはまた、人々が提案で何をしているのかを知るための優れたドキュメントレベルの分析を取得します。
Standardプランはどのビジネスでもうまく機能し、Advancedは最も包括的なコンプライアンス要件を満たします。
DocSendには14日間の無料トライアルがあり、すべてのプレミアム機能を試乗できます。
＃2 – FileCenter DMSレビュー—ペーパーレス化に最適
最高のドキュメント管理ソフトウェアのFileCenterDMS製品ページ
FileCenter DMSは、企業がファイルキャビネットから抜け出し、将来に向けて支援するという点で、ゲームよりもはるかに進んでいます。
まず第一に、それは最大の仕事を通して整理されたままでいるための素晴らしいインターフェースを持っています。ドキュメントの分離とルーティングを自動化することで、情報を簡単に分割してラベルを付けることができます。
このインターフェースは、以前にWindowsを使用したことがある人なら誰でも非常に親しみやすいものになります。ドキュメントの操作は同じですが、高度な光学式文字認識（OCR）機能により、あらゆる種類の驚くべき能力を得ることができます。
FileCenter DMSを使用すると、テキスト認識が非常に優れているため、
nOCRを自動的にデジタル化プロセスの一部にします。スキャンが開始されると、FileCenterはテキストを読み取り、ドキュメントに自動的に名前を付けることができます。
最高のドキュメント管理ソフトウェアのためのFileCenterDMSインターフェース
ドキュメントをスキャンすると、検索、インデックス作成、コピーが可能になります。瞬時に。既存のスキャンでOCRを使用することもできます。
そして、これはどうですか？ドキュメントをスキャンして、ワンクリックでWordドキュメントに変換できます。 FileCenterはテキストを抽出し、それをWordにプッシュして、ボイラー！
FileCenter DMSが、職場全体をデジタル化するための取り組みをどのように強化できるかは、かなり明確になっているはずです。最高のテキスト認識に加えて、次の機能を提供します。
受信ファイルの受信トレイ
Dropbox、Googleドライブなどとの統合。
ページの自動クリーンアップ
ワンクリックPDF変換
ローカルおよびネットワーク検索
ファイルの回復
FileCenter DMSは、1回限りの購入で、1台のコンピューターにダウンロードされます。 3つの異なるエディションがあります。
FileCenter DMS標準：99.95ドル
FileCenter DMS Pro：199.95ドル
FileCenter DMS Pro Plus：299.95ドル
上位のSaaSドキュメント管理ソリューションの多くと比較すると、FileCenterDMSに一度だけ支払う必要があるという事実は非常に魅力的です。また、複数のライセンスが必要な場合、FileCenterはマルチユーザー割引を提供します。
学習曲線なしでドキュメントをデジタル化する方法を探しているなら、もう探す必要はありません。
＃3 – PandaDocレビュー—より多くの取引を成立させるのに最適
最高のドキュメント管理ソフトウェアのPandaDocメインページ
PandaDocは、営業チームがより魅力的なブランド上のコンテンツを短時間で作成するのに役立つ素晴らしいドキュメント管理ソリューションです。それは本当に秘密兵器のように感じます。
テンプレートの1つから数秒で提案、契約、または見積もりを作成します。文字通り、担当者が電話をしているときに1つを作成し、安全なドキュメントを送信すると、クライアントは電話を切る前に署名できます。
PandaDocは、営業担当者向けのよりスマートなワークスペースと考えてください。テンプレート自体の作成は非常に簡単です。ドラッグアンドドロップインターフェイスを使用して、テキストフィールド、日付、署名、価格表、ビデオ、その他のコンテンツなどのブロックを追加します。
最高のドキュメント管理ソフトウェアのためのPandaDocインターフェース
独自のテンプレートをデザインしたくないですか？心配はいりません—PandaDocは、さまざまなシナリオ用に事前に構築された450のテンプレートを提供します。
PandaDocは、Salesforce、HubSpot、PipedriveなどのCRMとネイティブに統合されており、ワークスペースに直接結びついています。これにより、顧客と価格情報を自動的に取得できます。
請求書の最後にオプションの製品を追加して、アップセルの機会を増やすこともできます。
販売プロセスを合理化する他の便利な機能がいくつかあります。
シンプルなワークフロービルダー
コンテンツのロック
ドキュメントアクティビティの追跡
監査証跡
電子署名と支払いゲートウェイ
PandaDocは無料枠を提供しており、無制限のドキュメントアップロード、eSignatures、および支払いを提供します。かなり気の利いたですよね？
スマートで追跡可能なドキュメントを作成する場合は、次のいずれかの有料プランを使用する必要があります。
Essentials：ユーザーあたり月額19ドル
ビジネス：ユーザーあたり月額49ドル
エンタープライズ：営業担当者
Businessを使用すると、CRMを直接統合できますが、これは間違いなく価値があると思います。 PandaDocを14日間無料で試して、PandaDocがどの程度の影響を与える可能性があるかを評価してください。
＃4 – eFileCabinetレビューによるRubex—毎日のタスクを自動化するのに最適
最高のドキュメント管理ソフトウェアのRubexサンプルインターフェイス
Rubexは、eFileCabinetのドキュメント管理ソリューションであり、企業の業務の合理化を支援しています。摩擦のない採用から非常に迅速なデータ入力まで、以前はエラーが発生しがちだったタスクが完璧になります。
直感的なインターフェイスにより、すべてのドキュメントが1か所に一元化されます。そこから、従業員はスキャンされたドキュメントの全文を検索できます。
ゾーンOCRを使用すると、テキストの主要なゾーンを認識するようにRubexを設定して、ファイルに自動的に名前を付けることができます。
ドキュメントは文字通り自分自身をファイルします！
検索、追跡、およびテキスト認識機能と同様に、Rubexを際立たせるのは単純なワークフローを自動化する機能です。
拒否、承認、およびその他の変数に基づいて事務処理を進めるためのトリガーを設定して、人々が反復的なタスクに費やす時間を減らします。
これは本当に成熟したドキュメント管理ソリューションですが、理解するのに時間はかかりません。時間とフラストレーションを節約する他の優れた機能には、次のものがあります。
電子署名の統合
ファイルのバージョン管理
監査ログ
不足しているアイテムの検索
自動化されたガバナンス
MicrosoftOneDriveおよびGoogleドライブとの直接統合
eFileCabinetによるRubexの価格設定は、次の3つの段階に分かれています。
利点：ユーザーあたり月額55ドルから
ビジネス：ユーザーあたり月額99ドルから
無制限：ユーザーあたり月額$ 199から
全文検索、OCR、および自動化されたガバナンス機能の多くには、すべてのプランが付属しています。ゾーンOCRおよび高度なワークフロー機能は、無制限のサブスクリプションでのみ、またはBusinessのアドオンとしてのみ使用できます。
とはいえ、Advantageには、チームの編成を維持するのに役立つ多くの機能が搭載されています。ドキュメント管理を一元化することを検討している場合は、A
dvantageは、このリストの他の多くのオプションと同等またはそれ以上に機能します。
＃5 – MasterControlレビュー—エンタープライズコンプライアンスに最適
最高のドキュメント管理ソフトウェアのためのMasterControlインターフェース
MasterControlは、あらゆる法律や規制に対応できるフルサービスのドキュメント管理ソフトウェアです。
要件が厳しくなるほど、MasterControlのパフォーマンスは向上します。
MasterControlに依存するビジネスの一例である医療機器メーカーについて考えてみてください。
信じられないかもしれませんが、人工股関節を人の中に入れても安全であると米国政府に納得させるための文書が少しあります。
MasterControlは、ドキュメントトレイル、セキュリティ、およびコンプライアンス機能を提供し、最も厳格な監査プロセス全体を通じて企業を明確に保ちます。
彼らのドキュメントセキュリティモジュールは、より大きなMasterControl品質管理システムの一部であり、ニーズによっては、他のモジュールのいくつかを購入するのが賢明かもしれません。
競争が激しく規制の厳しい市場で事業を展開している企業にとって、より軽量なドキュメント管理ソリューションには、製品の市場投入を加速するために必要なすべてのツールが備わっているわけではありません。
MasterControlはこの理由で専用に構築されており、次のものが付属しています。
FDAコンプライアンスの継続的な検証
ISO品質コンプライアンス
安全なWebベースのルーティング
自動化されたエスカレーションと承認
高度な追跡、分析、レポート
ドキュメント管理モジュールにかかる費用の価格を取得するには、MasterControlに連絡する必要があります。
MasterControlはすべての人に適しているわけではありませんが、企業のコンプライアンスのために、ニーズに合ったより適切なソリューションを見つけるのは難しいでしょう。
最高のドキュメント管理ソフトウェアを見つけるために私が見たもの
見積もり、提案、契約、請求書-ドキュメントはすべてのビジネス関係の基本層です。
ドキュメントの管理が簡単になるほど、これらの関係の管理も簡単になります。
ドキュメント管理ソフトウェアは、整理された効率を維持するために多くのことを行うことができます。大きな影響を与える可能性のある機能のいくつかを見てみましょう。
スキャンとイメージング
ドキュメントのデジタル化は、適切な製品がなければ苦痛です。実際、ペーパーレス化は、人々がドキュメント管理ソフトウェアを入手する主な理由の1つです。
これにより、非常に非効率的なワークフローが、あらゆる種類のファイルタイプを識別、並べ替え、タグ付け、および保存するためのツールを備えた合理化されたプロセスに変わります。
一部の製品には、印刷された単語をデジタルテキストに変換する光学式文字認識（OCR）が付属しています。これは、スキャンしたすべてのドキュメントを検索できることを意味します。かなり滑らかですよね？
ドキュメントのセキュリティ機能
これらのツールの多くは、ドキュメントが共有された後でも、ドキュメントに対する管理を強化します。
私が本当に好きな機能のいくつかは次のとおりです。
パスワード保護
柔軟な表示、コメント、および編集権限
ドキュメントの有効期限
使用制限
共有、変更、印刷できないことを知ってドキュメントを送信できるのは本当に素晴らしいことです。これは、ドキュメントを送信するとすべての制御を失う企業にとって大きな前進です。
ドキュメントエンゲージメントメトリクス
一目で、誰が提案を読んだか、そして彼らが各ページにどれだけの時間を費やしたかを正確に知ることができます。 MicrosoftWordはそれを教えてくれません。
販売のために、これは情報金鉱です。または、資金を調達しようとしている場合、これは誰が実際に興味を持っているかについての洞察であり、簡単に収集できます。
これらの指標は非常に価値があります。ますます多くのドキュメント管理ソリューションがこれらの機能を追加しているのには間違いなく理由があります。
ドキュメントの作成
見栄えが良く、ブランドに合った、最新のコンテンツを作成するのは困難です。ドキュメント管理ソフトウェアは、すべてのフォーマットとプレゼンテーションの手間を省きます。
あらゆる種類のユースケース用のテンプレートがあり、驚異的に見える提案やニュースレターをすばやく作成し、Webとモバイルの両方に自動的に最適化するのに役立ちます。
一部の製品には、ビジュアルドキュメントビルダーがあります。ビデオを含むショーストップの提案にドラッグアンドドロップするか、署名可能なフィールドとの完璧な契約を作成します。
法学位を必要とせず、自信を持って法的文書を設計します。
ドキュメント管理ソリューションがCRMソフトウェアに接続し、テンプレートに顧客情報を自動入力するのは非常に便利です。最初の電話が終わる前に、リードの受信トレイで提案を取得します。
ロギングとバージョン管理
ご想像のとおり、優れたドキュメント管理ソフトウェアは、イベントを注意深く記録します。
これはコラボレーションにとって重要です。人々は、同じドキュメントの最新バージョンで作業していることを常に知っています。これにより、冗長なアクションや混乱によって失われる不必要な時間が回避されます。
さらに、以前のバージョンがログに記録されると、ドキュメントへの変更を調べたり、何か問題が発生した場合に元のバージョンを復元したりできます。
多くの規制の対象となる企業の場合、ドキュメント管理ソフトウェアは、役立つ監査証跡と追加のコンプライアンス機能を提供します。
電子署名と支払いゲートウェイ
ドキュメント管理に電子署名ソリューションを組み込むのが本当に好きです
entプラットフォーム。それは私の顧客と私のサービスの間の不必要なハードルを取り除きます。
取引を成立させるのは十分難しい。署名の取得方法について心配する必要はありません。
さらに、私は潜在的な顧客にサードパーティの署名サービスにサインアップするように依頼していません。すべて社内で摩擦がありません。
支払いゲートウェイの接続についても同じことが言えます。支払いを受けるプロセスを合理化することは常に良い考えです。つまり、アマゾンを見てください。あなたは彼らのサイトの実質的にどこからでもワンクリックで支払うことができます。事故ではありません。
電子署名ソリューションと支払いゲートウェイは、実際に密接に関連しています。 PayPalおよびStripeとの統合により、署名と支払いの両方を1つのステップで取得できます。
あなたが使っている製品についても同じことが言えますか？
電子署名と支払いゲートウェイが接続していても、基本的なものを簡単にするドキュメント管理ソリューションを見つけてください。
結論
ドキュメントの管理は問題である必要はありません。そこに非常に多くの素晴らしいオプションがあるので、問題はあなたの状況に最適なのはどれかということです。
私のトップの推奨事項のレビューから始めます：
DocSend –セールスエンゲージメントに最適
FileCenter DMS –ペーパーレス化に最適
PandaDoc –より多くの取引を成立させるのに最適
Rubex by eFileCabinet –日常のタスクを自動化するのに最適
MasterControl –エンタープライズコンプライアンスに最適
ドキュメントをすばやくデジタル化するという点では、FileCenterDMSが当然の選択です。手頃な価格で最も包括的なテキスト認識機能を備えています。
私は営業チーム向けのDocSendとPandaDocが本当に好きです。 DocSendには、誰が関心を持っているかについての洞察を担当者に提供する深いエンゲージメント機能があります。
チームに視覚的な優位性を与えることを検討している場合は、PandaDocを選択してください。すぐに、プロフェッショナルなブランド上のドキュメントを作成できるようになります。
ドキュメントワークフローの自動化を検討している場合は、eFileCabinetによるRubexをお勧めします。エレガントなソリューションをすばやく構築して、すべてのプロセスの遅延時間を短縮します。
規制要件のためにドキュメントのライフサイクルをしっかりと管理する必要がある企業にとって、MasterControlがその答えです。これは、最も複雑な要求を処理するように構築されており、企業が不必要な遅延なしに製品を市場に投入するのに役立ちます。
