中小企業のための16の実証済みの組織戦略
あなたがあなたのビジネスを成長させることを探しているなら、あなたは正しい方法で始める必要があります。
今後数年間で期待する大幅な成長を実現するには、ビジネスが組織化されていることを確認する必要があります。
これは、大企業と莫大な予算、そして数百人（または数千人）の従業員にとってより簡単であり、組織を維持するために十分な時間を割くことができます。
しかし、現金に縛られていて、従業員が数人しかない場合、どうすれば中小企業が正常に機能していることを確認できますか？
ええと、私は前にそこに行ったことがあります。
私は、すべての中小企業に影響を与える混乱と必死に戦うことの苦痛を知っています。
また、ビジネスを成長させるために最高のツールを使用している場合でも、成長を確実にするための適切なものを配置していないと、成功が遅れる可能性があることを私は知っています。
1.オフィススペースとストレージを管理します
開始するには、物理的な環境がきちんと整理されていることを確認する必要があります。
これにより、最高レベルでのパフォーマンスが保証されます。多くの点で、会社全体の組織は、デスクの組織によって決まります。
まず、机の上に紙が山積みになっている場合でも、すべてに特定の場所があることを確認します。
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このスペースを最大限に活用するために、Bellevue Business Journalは、ワークフローと効率を改善するために垂直ストレージの機会を使用することをお勧めします。
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事務処理は、ほとんどの現代のサラリーマンの多くの時間とリソースを消費する傾向があるため、これをオフサイトに保管することを検討する必要があります。
これは、ドキュメントの管理に費やす時間が少なくて済み、自分よりも安全で保護されていることを確認できることを意味します。
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ただし、これがあなたの作業スタイルと正確に一致しない場合は、紙の作業負荷を1分で削減するのに役立つ別の方法を紹介します。
2.カスタマーサポートを追跡します
あなたの忠実な顧客はあなたのビジネスの中心です。
彼らはあなたの時間とリソースの多くを消費しますが、あなたが提供しなければならないサービスに彼らを満足させ、満足させるために十分に費やされた時間です。
効果的にリーチできるようにするには、顧客のチケットを効果的に管理できるGrooveなどのプログラムの使用を検討してください。
グルーブチケットインスペクターはf495c379535182fe435ea930207e2f4cをトリミングしました
これにより、顧客の管理に費やす時間を減らし、製品およびビジネスシステムの改善により多くの時間を費やすことができます。
システムを自動化することは重要ですが、顧客との関係を自動化することはお勧めできません。
従業員が顧客との関係を強化できるようにするGrooveのようなソフトウェアを使用しますが、プロセスを自動化しようとしないでください。
これは、顧客が彼らをよりよく扱う競合他社にあなたを置き去りにしたときにのみ、あなたにフラストレーションを感じさせます。
代わりに、ワールドクラスのサービスで顧客を簡単に扱うことができ、継続的なビジネスと紹介で顧客に報酬を与えることができます。
3.ソーシャルメディアキャンペーンを事前に計画します
予算内でソーシャルメディアマーケティングキャンペーンを実行している場合は、物事をオンラインに保つために費やす時間を減らす必要があります。
数時間ごとに投稿を公開する時間を無駄にするのではなく、事前にスケジュールを設定する必要があります。
このシンプルな編成手法により、数え切れないほどの時間を節約し、効率と生産性を向上させることができます。
物事を次のレベルに引き上げることができる別のテクニックもあります。今後数日間ソーシャルメディアの投稿を書くのではなく、ツールに公開させてみませんか？
Meet Edgarは、コンテンツを事前に管理するための優れた方法であり、ソーシャルメディアの更新を一度作成して、後で複数回送信することができます。
Edgarのソーシャルメディアスケジューリング機能MeetEdgar
これは、ソーシャルフィードを絶えず更新することで、繰り返すことなく物事を整理するための優れた方法です。
4.経費の領収書を管理します
中小企業を長期間経営している場合は、すべての経費報告書を管理することがどれほど苛立たしいことかご存知でしょう。
それらは追跡および記録するのが面倒ですが、税金を最新の状態に保ち、財政が正常であることを確認できるように管理する必要があります。
ただし、より重要な作業が発生したときに、それらを延期することはできません。各購入とトランザクションを毎週追跡する必要があります。
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ソリューション？
Expensifyのようなすべての作業を行うソフトウェアを使用して、経費を整理して記録し、本当に重要なことに集中できるようにします。
Expensify Expenseレポートは、吸うことはありません
また、ソフトウェアに事務処理を任せることについて言えば、これをビジネスの他の領域に拡張して、優れた結果を得ることができます。
5.ペーパーレス化
cluを減らしたい場合
あなたが追いつく必要があるすべての論文に関連しているtterと管理、それはペーパーレスになる時かもしれません。
つまり、何十ものファイルやフォルダを常に追跡するのではなく、すべてを最も重要なドキュメントのデジタルスキャンに減らすだけです。
これを試す場合は、ワークロードに追いつくのに苦労しないように、ドキュメントをその場ですばやくスキャンする方法が必要です。
CamScannerは、請求書やその他の書類をすばやく簡単にスキャンするための優れたアプリです。
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CamScannerを使用すると、ファイルをアプリに保持できますが、ファイルをコンピューターに転送することもできます。
これらのファイルを個人のチームと共有する必要がある場合は、アーカイブしたファイルをDropboxなどのプログラムに保存することをお勧めします。
ドロップボックスビジネス
これにより、中小企業の全員が最新のドキュメントを最新の状態に保つことができますが、オフラインでの広範なファイル管理について心配する必要はありません。
6.パスワードを整理します
ほとんどの人と同じように、パスワードを管理するための2つのシステムのうちの1つがあります。
さまざまなWebサイトで常に同じパスワードを使用するか、各サイトに設定したパスワードを常に忘れてしまいます。
これらのいずれかの代わりに、3番目のシステムをお勧めします。アプリにパスワードを処理させることです。
はい、Chromeなどのブラウザでこれを自動的に行うことができます。ただし、残念ながら、これは完全に安全というわけではありません。コンピュータにアクセスできる人なら誰でも使用できるからです。
代わりに、1Passwordを使用してパスワードを管理することをお勧めします。これは、モバイルアプリとデスクトップアプリにパスワードを一緒に保存するプログラムです。
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ただし、Chromeの自動入力機能とは異なり、他のパスワードにアクセスするには1つのパスワードを入力する必要があります。
これは一連のいくつかの単語で、覚えやすいですが、ハッキングすることはほぼ不可能です。
仕組みは次のとおりです。 Stripeのアカウントにログインする必要があるとします。 Stripeログインページに移動します。
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Chromeで1Passwordアイコンをクリックするか、キーボードショートカットのCommand+\を入力することができます。
これにより、1Passwordフォームが表示されます。このフォームに、他のパスワードへのアクセスを可能にする単語ベースのパスワードを入力します。
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1Passwordは、ログイン情報と保存されたパスワードをStripeに自動入力します。また、自動的にログインするため、クリックする必要が1つ少なくなります。
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1Passwordは、さまざまなアカウントの情報を保存します。
最良の部分は、すべてのサイトが複雑で一意のパスワードを持つことができるということですが、1つのフレーズですべてにアクセスできます。
実際、1Passwordは、必要に応じて、ランダムでセキュリティの高いパスワードを生成することさえあります。
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これは、パスワード専用のメモリが少なくなることを意味し、効率的に作業してログインを整理することで、より多くのことを実行できます。
7.ワークスペースを改善して生産性を向上させる
ビジネスを進歩させるには、そのビジョンをサポートする環境を作成する必要があります。
ワークスペースをさらに活用するのに役立つ、実証済みのテクニックがいくつかあります。
信じられないかもしれませんが、オフィスの周りにいくつかの植物を追加することで、集中力を向上させることで生産性を15％向上させることができます。
また、スタンディングデスクを使用してケーブルを掃除することで、後押しを得ることができます。
これらのテクニックは、雑然とした職場から気を散らすことなく、活力と集中力を維持するのに役立ちます。
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数分しかかからない場合もありますが、生産性を向上させる小さな変更でさえ、中小企業の組織化と生産性に大きな違いをもたらす可能性があります。
8.クラウド内のメモを追跡します
紙切れなどにメモ、やること、アイデア、連絡先情報を書く場合は、もっと整理する必要があります。
Evernoteがこれを行うための優れた方法であることはすでにご存知でしょうが、すぐに実装を開始する必要があります。
整理整頓スマートに作業するEvernoteのすべてを覚えておく
Evernoteを最適に機能させるには、適用する哲学を決定する必要があります。
そこにすべてを記録し、検索機能を使用して後でメモを見つけますか？
または、メモをフォルダに慎重に配置し、タグと見出しを使用して、プログラムの内容を確実に把握しますか？
これらのいずれかが有効なオプションです。重要なのは、自分に合ったシステムを作成し、それを使い続けることです。
9.コンピュータのデスクトップを整理しておく
物理的なデスクが清潔である必要があるのと同じように、整理された状態を保ち、作業を完了するために、デジタルデスクトップも清潔で整理されている必要があります。
経験則として、デスクトップの背景が見えない場合は、コンピュータに散らかっているアイテムを減らして削除するように努める必要があります。
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メイン画面をクリーンアップしたら、ダウンロードしたファイルを削除し、使用していないリンクやその他のファイルを削除することを検討してください。
必要に応じて、ゴミを片付けてハードドライブのスペースを節約することもできます。
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整理された状態を維持するのに役立つ作業プロセスのさわやかな外観。
10.スケジューリングシステムを改善する
他の人があなたと一緒に仕事をする時間をスケジュールするための頻繁な会議、ビデオチャット、またはウィンドウがある場合は、それらの時間ブロックを効果的に管理する方法が必要です。
ほとんどの人は、このようなイベントをスケジュールするために、メールやカレンダーの招待状を何度も使用する傾向があります。
しかし、スケジュールの継続的な調整は、負担と時間の無駄になる可能性があります。代わりに、Calendlyのようなプログラムを使用して会うのに最適な時間を見つけてください。
Calendlyを使用すると、他の人があなたと一緒に仕事をする時間をスケジュールできるので、メッセージをやり取りする必要はまったくありません。
Calendlyの予定や会議のスケジュールは、Calendlyを使用すると非常に簡単です。
これは、スケジュールの煩わしさに通常伴う混乱なしに、他の人と連絡を取り合うための簡単な方法です。
11.時間を効果的に追跡します
あなたがフリーランサーなら、請求可能な時間を追跡することの重要性を知っています。
ただし、支払いを確実に受け取るために時間を追跡する必要がない場合でも、Togglなどのプログラムの使用を開始することをお勧めします。
Togglは、時間をすばやく簡単に追跡する方法であり、中小企業の経営者に役立ちます。
Toggl機能は、労働時間の請求可能な時間の従業員のタイムシートを計算します
Togglで個別のプロジェクトとタスクを作成することにより、最も重要な目標を達成するために費やしている時間を簡単に追跡できます。
以前に設定したベンチマークを満たしていない理由を不思議に思う代わりに、Togglを使用して整理された状態を維持し、最も貴重なリソースである時間をどのように費やしているかを追跡できます。
12.請求書と支払いを追跡します
すべての中小企業は、支払い、請求、および請求を管理する必要があります。これは、ビジネスを存続させるための重要な一連のタスクですが、すべてを整理するのに苦労する可能性があります。
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これが効果的であることを確認するために絶えず作業するのではなく、FreshBooksなどのプログラムを使用して請求書を処理することを検討してください。
中小企業向けの請求書および会計ソフトウェアFreshBooks
管理する必要のある支払い情報の大部分は、仕事の質に直接影響を与えたり、コアコンピテンシーにアピールしたりするものではないことを忘れないでください。
これらのタイプの管理タスクのいずれについても、時間を節約するためにソフトウェアに転送してください。
1日に完了する必要のあるタスクが少なければ少ないほど、自分にとって本当に魅力的な分野に集中でき、必要なことを達成するのに役立ちます。
13.四半期ごとの税金を事前に計画する
あなたのビジネスが米国に拠点を置いている場合は、数か月ごとに支払われるべき四半期ごとの税金を支払う必要があります。
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ただし、米国に拠点を置いていない場合でも、国や地域の税務ポリシーを常に最新の状態に保つ必要があります。
これは、整理について考える必要があることだけではありません。
お住まいの地域の税法に準拠していないと、罰金を支払ったり、閉鎖されたりする可能性があります。
税金に遅れずについていき、さまざまな時期に支払われるべき金額を支払うようにするには、inDineroのようなサービスを調べてください。
inDineroが新しいバックオフィスとしてどのように機能するかを学ぶ
それはあなたがあなたの地域の要件で整理されたままでいることにあまり多くの時間を費やすことなくあなたがあなたの税金に遅れずについていくことを確実にするためにあなたを導きます。
14.メールの受信トレイを飼いならす
受信トレイに未読のメールが溢れていると、イライラする可能性があり、時間がかかりすぎる可能性があります。
これを重要なメールの数を減らし、受信トレイを定期的に整理すれば、中小企業でより成功するでしょう。
生産性の専門家であるBrianTracyは、メールの受信トレイをクリーンに保ち、迷惑メールを削除し、必要なものだけを保存することを推奨しています。
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受信トレイを効果的に管理するのに苦労している場合は、InboxbyGmailを試すことができます。このアプリは、さまざまな種類のメールをまとめたものです。
つまり、重要な個人用および仕事用の電子メールをふるいにかけることなく、ソーシャルアップデートをすばやく確認したり、領収書を購入したり、旅程を旅行したりできます。
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重要度の低いメールをスキミングすることで、受信トレイをさらにすばやく処理できます。
これは、メールの送受信にかかる時間を短縮するのに役立つさまざまなツールの1つであり、整理整頓を維持しながら、時間を大幅に節約できます。
15.読書リストをクリーンアップします
あなたが多くの起業家のようであるならば、あなたはあなたがあなたのビジネスを成長させそしてあなたの収入と転換を増やすのを助けるとあなたが知っている記事を絶えず見つけています。
ただし、記事を読む時間がない場合は、ブラウザのブックマークとして、または自分宛てにメールで送信するなど、別の場所に保存することをお勧めします。
その場合は、この扱いにくい記事のリストを簡単に管理できるものに変更することをお勧めします。
後で読んだり見たりしたい記事やビデオを追跡するのに役立つPocketをお勧めします。それは維持するシンプルなシステムです
あなたが保存する興味深い記事。
ポケットマイリスト
これを使用するには、まず面白そうな記事を見つける必要があります。 Pocket Chrome拡張機能をインストールする場合は、ブラウザウィンドウでクリックする必要があります。
これらの6つのマイクロコンバージョンでコンバージョンを急上昇させる方法1
表示されるドロップダウンメニューで、タグを追加して、後で読むために他の人が保存した関連記事を表示できます。
これらの6つのマイクロコンバージョンでコンバージョンを急上昇させる方法
保存した新しい記事は、Pocketで読むためのメインリストにすぐに表示されます。
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さらに良いことに、Pocketに保存した記事は、すべてのデバイスで読むことができます。これにより、旅行中にスマートフォンで読み続けることが簡単になります。
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Pocketに記事の読書リストがあると、コンピューターのどこかに乱雑なリストを作成することなく、興味深い記事をすばやく保存できます。
オンラインでたくさんの読書をする場合は、読書資料を整理して、すべてのデバイスでアクセスできるようにしておくのに最適な方法です。
16.物理的な紙の保管場所を減らします
先ほど、事務処理は多くの中小企業の経営者にとって大きなフラストレーションであると述べました。
最初に職場の組織システムを作成することで、事務処理の管理に費やす時間を削減できます。
必要に応じて、紙の管理を社内のタスクから別の会社が行う作業に移すことができます。
どちらも魅力的な選択肢のように聞こえない場合でも、すべての希望が失われることはありません。保存したドキュメントを論理的な順序で整理することから始めます。
簡単にアクセスできるように、最も重要な書類を近くに置いてください。
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不要になった論文については、削除する必要があります。取り除く紙が多ければ多いほど、心配する必要のあるスペースは少なくなります。
これは、広範な管理システムなしで論文を整理するための唯一の最も効果的な方法です。不要なものは捨てるだけです。
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破棄できない重要なファイルやドキュメントを保持している場合は、Shred-Itなどのサービスを使用してドキュメントを破棄することを検討してください。
これは、安全を維持し、日常的に管理する必要のある書類に関連する作業負荷と手間を軽減するための優れた方法です。
シュレッダー文書破壊サービスはそれを細断します
中小企業の組織システムで心配する必要のある部分が少なければ少ないほど、ビジネスにとって最も重要なことに集中できるようになります。
結論
ビジネスの成長を目指している場合は、予想される必然的な成長に対応できるように組織化されていることを確認する必要があります。
それをするために、あなたはあなたの財政が整っていることを確認する必要があります。経費の領収書と取引を必ず追跡してください。
年間を通じて支払う必要のある税金の準備ができていることを確認してください。
あなたの財政が組織化されている場合、あなたはあなたのオフィススペースも組織化されていることを確認する必要があります。ストレージスペースを整理することにより、生産性を高めるためのいくつかの実証済みの方法を使用してください。
そして、それは誰にとっても解決策ではないかもしれませんが、ペーパーレス化を検討しています。すべてのドキュメントをクラウドに保存し、ワークスペースを乱雑にする余分な紙を細断処理します。
あなたの時間は、中小企業の経営者として最も貴重な商品の1つです。そのため、時間の追跡とスケジュール設定で整理されていることを確認してください。
メールワークフローを改善し、読書リストを管理し、メモ、パスワード、デスクトップを整理しておくことで、タスクを減らすようにしてください。
最後に、マーケティングキャンペーンを自動化し、顧客との関係とサポートを処理するためのプロセスを維持します。
中小企業を組織化するためにどのような戦略を使用しますか？
